O Sistema de Hospitais e Ciências da Saúde da Universidade de Illinois (UI Health), parte da Universidade de Illinois em Chicago (UIC), inclui um hospital de cuidados terciários com 450 leitos, 21 clínicas ambulatoriais, 14 instalações do Mile Square Health Center e sete faculdades de ciências da saúde da UIC. A UI Health dedica-se à busca da igualdade na saúde.
Desafios
A UI Health usava vários sistemas, incluindo 80 somente no hospital, para gerenciar sua força de trabalho de 5.500 pessoas. A organização tinha vários sistemas de registro de ponto e programação e um sistema separado de gerenciamento de licenças - nenhum deles tinha interface entre si ou com a solução principal de RH da organização. Essa situação desafiava os gerentes da UI Health a acessar facilmente os dados da força de trabalho para um gerenciamento eficaz e decisões informadas em tempo hábil.
Uma análise do fluxo de trabalho revelou que os supervisores da casa e os enfermeiros encarregados da unidade estavam gastando uma quantidade excessiva de tempo agendando a equipe, uma tarefa demorada que os afastava do foco no atendimento ao paciente e do trabalho com outros enfermeiros. O processo também gerava erros de agendamento e de folha de pagamento.
“Reconhecemos rapidamente que, se pudéssemos adicionar pessoas que fossem especialistas em equipes, poderíamos aliviar os supervisores de unidade de fazer esse tipo de trabalho, e eles poderiam se concentrar em gerenciar a casa e assuntos mais relacionados à qualidade”, disse Osei Omoike, Diretor de Informática de Enfermagem e Sistemas de Informação da UI Health.
A falta de previsão e de dados em tempo real também dificultava o alinhamento das atribuições da equipe com a carga de trabalho dos pacientes em toda a organização, o que afetava os custos de mão de obra e o envolvimento dos funcionários. Além disso, os funcionários não podiam ver seus cartões de ponto até receberem seus contracheques, o que afetava ainda mais seu envolvimento.
Soluções
Para aproveitar os benefícios do uso de uma solução única e abrangente, a UI Health implementou a solução UKG Pro Workforce Management™, anteriormente conhecida como UKG Dimensions®, que faz interface com os principais sistemas de RH da organização. A UI Health implantou a solução de agendamento avançado em todas as unidades de enfermagem de internação primeiro e, em seguida, nos departamentos de terapia respiratória e de admissão, com mais implantações planejadas.
“Precisávamos da capacidade de integrar a programação da nossa equipe com o controle de horas, ter análises que permitissem que o gerenciamento da nossa força de trabalho tivesse uma abordagem baseada em princípios comuns e ter uma solução que oferecesse programação básica e avançada, administração de licenças e controle de horas. Além disso, é um equívoco pensar que a solução de agendamento avançado da UKG é apenas para agendamento de pacientes internados para cuidados agudos. Sabemos que se trata de uma solução para toda a empresa.”
Sean Waite
Diretor Sênior de Recursos Humanos, UI Health
32 horas economizadas mensalmente por enfermeiros encarregados que não precisam mais equilibrar os horários das unidades.
Os gerentes e controladores de tempo foram os primeiros a receber treinamento sobre a solução UKG por meio de sessões virtuais presenciais e ao vivo. Os usuários consideraram os links de simulação no treinamento especialmente úteis para entender o sistema e os novos fluxos de trabalho, e a adoção do usuário foi aprimorada com materiais de treinamento UKG®, um portal dedicado a informações sobre a solução UKG, horário de expediente do gerente e treinamento de atualização.
Resultados
Atendimento rápido às necessidades de mudança de equipe
Com a implementação da solução UKG Pro Workforce Management, a UI Health conseguiu padronizar os processos e fluxos de trabalho e, em seguida, centralizar os processos de contratação de pessoal que antes eram descentralizados. Agora, o Escritório de Recursos de Enfermagem tem visibilidade de todas as escalas da equipe de enfermagem e é responsável por equilibrar diariamente as escalas das unidades e gerenciar os relatórios de ausência. Como os enfermeiros encarregados não dedicam mais tempo a essas tarefas, eles estão economizando 32 horas por mês.
“É uma boa prática liberar esses enfermeiros, que são ótimos clínicos, para que se concentrem no atendimento ao paciente, seja ajudando na qualidade do atendimento ou na integração de novas contratações”, disse Omoike. “Conseguimos centralizar os relatórios de pessoal e de ausência com o UKG.”
Com a solução, os supervisores de unidade agora têm dados e relatórios em tempo real na ponta dos dedos, o que os ajudam a alinhar a equipe com as mudanças nas cargas de trabalho dos pacientes em cada unidade durante cada turno.
O escritório central de pessoal está usando a UKG para redistribuir a equipe em toda a organização para atender às mudanças no volume de pacientes. Os gerentes de departamento também podem ver os nomes da equipe reatribuída nas escalas atualizadas do departamento.
Maior produtividade e gerenciamento de custos de mão de obra
“Com a UKG, estamos vendo mais envolvimento da equipe, reduções nas solicitações de ajuste de horário e gerentes acessando dados diretamente para gerenciar melhor sua equipe”, compartilhou Waite. “E para evitar excesso e falta de pessoal, estamos usando o sistema de agendamento avançado para melhorar nossas operações.”
Isso ajudou a UI Health a gerenciar melhor os custos de mão de obra, incluindo horas extras e pagamento suplementar. Além disso, a solução ajudou a organização a rastrear horas e dados diferenciais, com relatórios facilmente extraídos do sistema. As informações da UKG também apoiaram o departamento de relações trabalhistas durante as negociações de contratos.
O Comitê de Cuidados de Enfermagem desempenha um papel importante na governança da UI Health. Formado por enfermeiros da equipe e representantes do sindicato, o comitê analisa dados históricos e em tempo real sobre a equipe e os pacientes, opiniões dos funcionários, recomendações de consultores e requisitos regulamentares relativos à força de trabalho e aos resultados de qualidade. O diretor de enfermagem (CNO) informa regularmente sobre o trabalho do comitê à equipe executiva sênior do hospital. Isso ressalta o valor que a organização atribui à força de trabalho e às decisões que a afetam.
A funcionalidade móvel aumenta o envolvimento da equipe e simplifica os processos
Os membros da equipe gostam de usar o aplicativo móvel da UKG para visualizar suas escalas e se auto-programar, fazer trocas de turnos, pegar turnos abertos, solicitar folgas e ver seus cartões de ponto antes do processamento da folha de pagamento - benefícios que estão melhorando a satisfação, o envolvimento, a retenção e a produtividade da equipe, bem como a adoção da solução.
“Para nós, é muito importante que os funcionários possam usar seus telefones para ver suas agendas e fazer o autoagendamento, assim como os gerentes devem ter visibilidade das informações para gerenciar melhor sua equipe e ter acesso direto às suas análises”, disse Katie Peters, diretora assistente de operações de RH da UI Health.
O valor agregado da tecnologia móvel foi demonstrado durante um programa piloto de preenchimento de turnos de duas semanas com a equipe de pessoal suplementar. Normalmente, os enfermeiros encarregados e o escritório da equipe passam horas e horas ligando para centenas de enfermeiros para preencher os turnos em aberto.
“O piloto nos mostrou a melhoria na eficiência, porque não estamos ligando para todo mundo, mas enviando uma mensagem de texto para grupos grandes de pessoas que a UKG identificou como potencialmente disponíveis, com maior probabilidade de trabalhar e com habilidades adequadas”, disse Lisa Potts, CNO associada para operações de enfermagem e informática de enfermagem na UI Health.
A tecnologia móvel da UKG também está apoiando a estratégia da UI Health de oferecer aos funcionários maior visibilidade e acesso a informações sobre os novos intervalos de programação de oito semanas. Com as regras de trabalho do acordo de negociação configuradas na UKG, as escalas são abertas automaticamente para os grupos certos de funcionários, na ordem certa. Usando seus dispositivos móveis, os funcionários podem se inscrever para turnos com semanas de antecedência, o que lhes permite planejar melhor suas vidas.
Durante a pandemia da COVID-19, os funcionários horistas que trabalhavam remoto usaram o aplicativo móvel para bater o ponto facilmente, o que também foi um benefício para os gerentes na gestão desses funcionários.
Olhando para o futuro
Enquanto a UI Health procura expandir o uso da UKG em toda a organização, Peters disse que a organização espera aumentar o uso da funcionalidade móvel e promover mais transparência.
“A transparência é muito importante para nós”, disse ela, observando como é importante criar um ambiente de trabalho positivo que apoie a prestação de atendimento de alta qualidade aos pacientes.
