O Lake Erie College of Osteopathic Medicine (LECOM) é uma escola particular de pós-graduação em medicina, odontologia e farmácia com um campus principal em Erie, Pensilvânia, e outros campus em Greensburg, Pensilvânia; Elmira, Nova York; e Bradenton, Flórida. A LECOM é a maior escola de medicina do país e o único sistema de saúde acadêmico osteopático do país.
Desafios
A LECOM vinha usando cartões de ponto em papel para registrar o tempo dos funcionários, mas teve vários problemas. Os funcionários, mesmo os que trabalhavam no segundo ou terceiro turnos, frequentemente registravam o intervalo para o almoço todos os dias como sendo das 12:00 às 12:30, o que representava um registro incorreto do tempo real de intervalo.
Como parte de um sistema de saúde, a LECOM migrou para a solução de informações desse sistema, mas ela não atendia adequadamente às necessidades de controle de ponto e outras necessidades de gerenciamento da força de trabalho da LECOM, desde o rastreamento da Lei de Licença Médica e Familiar (FMLA) até a realização fácil de auditorias de informações trabalhistas.
Soluções
Seguindo a recomendação do provedor de soluções do sistema de saúde, a LECOM implementou o UKG Ready® para atender às suas necessidades de gerenciamento de pessoal.
Um dos motivos pelos quais a LECOM selecionou a solução, disse Aaron Susmarski, JD, Diretor Institucional de Recursos Humanos, Coordenador de EEO e Coordenador de Título IX da LECOM, é que ela permitiu que a organização implementasse a solução de forma constante, ao mesmo tempo em que desenvolvia a adoção dos funcionários, um grupo por vez, em cada turno.
Ele acrescentou que outro motivo para escolher o UKG Ready é a simplicidade da experiência do usuário. Ele também observou que a facilidade de uso e a escalabilidade da solução foram fundamentais quando a LECOM acrescentou a faculdade de odontologia com seus 400 funcionários, algo que, segundo ele, teria sido muito difícil sem uma solução automatizada.
“Pegamos uma cultura que estava relutante em mudar e conseguimos que as pessoas mudassem. E agora eu não sei como poderíamos viver sem [UKG Ready].”
Aaron E. Susmarski, JD
Diretor Institucional de Recursos Humanos, Coordenador de EEO e Coordenador de Título IX
Resultados
Todos os funcionários assalariados e horistas batem o ponto usando o UKG Ready, sendo que muitos batem o ponto em seus computadores. Os funcionários assalariados isentos, inclusive os professores, batem ponto por motivos de segurança, como em caso de emergência ou confinamento, para que os funcionários saibam quem está no campus. Embora a LECOM tenha normalmente de 900 a 1.000 funcionários, durante a pandemia o número caiu para cerca de 800 quando os alunos estavam remotos e os trabalhadores estudantis não estavam no campus dando aulas particulares, trabalhando na biblioteca ou fazendo pesquisas.
Os médicos da LECOM, que visitam qualquer um dos 27 consultórios médicos da organização, e outros funcionários que viajam para diferentes locais e campus, podem usar o aplicativo móvel da solução para bater o ponto. Os funcionários também podem verificar seus saldos de férias e solicitar folgas usando o aplicativo móvel ou um computador.
Logo após a implementação do UKG Ready, Susmarski usou a solução para realizar estudos de mão de obra. “A UKG nos permitiu rastrear melhor os funcionários para garantir que as pessoas estejam fazendo o trabalho que devem fazer”, disse ele. “Isso nos permite ver as tendências.”
Ele observou que eles estavam mais bem equipados para acompanhar os casos de FMLA. Eles também puderam ver os membros da equipe que não estavam batendo ponto, mas que recebiam salários altos, e puderam determinar quais supervisores eram ineficazes no gerenciamento de funcionários de acordo com as regras e políticas da organização.
“Também conseguimos gerenciar melhor as horas extras”, disse ele. “Antes, não podíamos rastreá-las, não podíamos entendê-las. Agora, temos análises em tempo real e podemos gerar um relatório imediatamente.”
Ele afirmou que a solução também os ajuda a educar os funcionários sobre as leis trabalhistas de horas extras, bem como a ver quem pode estar abusando das horas extras. Em junho, quando os alunos não estão no campus, as horas extras dos funcionários podem levantar uma bandeira vermelha e justificar uma investigação mais aprofundada. Um cano estourado no verão certamente poderia levar o pessoal de manutenção a fazer horas extras, mas um assistente administrativo tem poucos motivos para fazer horas extras quando não há aulas. “A solução nos ajuda a rastrear isso e a descobrir”, disse ele.
O UKG Ready forneceu informações sobre o abuso da regra de arredondamento de um quarto de hora. Alguns funcionários sempre batem o ponto pouco depois do horário de início, e a solução é arredondar para trás. Ele disse que os dados sobre essa prática podem indicar quais funcionários não são dedicados ao trabalho e podem estar pensando em sair, ou aqueles que talvez estejam enfrentando outros desafios. Com essas informações, os supervisores podem lidar com a retenção e a rotatividade de funcionários individuais antes que se tornem problemas ou podem se preparar para substituir os funcionários que estão saindo.
Durante uma investigação do Departamento do Trabalho, a LECOM usou sua solução UKG Ready para fornecer informações abrangentes aos investigadores. O mesmo ocorreu durante uma investigação da Comissão de Oportunidades Iguais de Emprego. “Ajuda muito quando você tem tantos dados”, disse Susmarski.
O acesso fácil aos dados tem sido um grande benefício no rastreamento e na geração de relatórios sobre o tempo gasto pelos funcionários em projetos financiados por subsídios. A LECOM recebe vários subsídios, inclusive um de US$ 7 milhões durante a pandemia para realizar todos os testes de COVID-19 no noroeste da Pensilvânia e treinar a equipe das instalações nos procedimentos de teste.
Os códigos de pagamento especiais permitem que a LECOM acompanhe o tempo dedicado pelos funcionários a subsídios específicos, bem como o tempo de trabalho em eventos especiais, como a formatura, a cerimônia do jaleco branco e o leilão de bolsas de estudo. Os cronogramas podem ser ajustados para que os membros da equipe que trabalham em eventos especiais não incorram em horas extras.
A eficiência obtida com o UKG Ready gerou uma economia de tempo significativa, permitindo que a LECOM adicionasse mais funcionários sem adicionar mais pessoal de RH/folha de pagamento. Quando Susmarski realizou pela primeira vez um estudo sobre o tempo dos funcionários de RH, eles gastavam de 60% a 70% de seu tempo com a folha de pagamento, o que lhes deixava pouco tempo para outras atividades. Agora, eles gastam menos de 10% do tempo com a folha de pagamento e têm mais tempo para se dedicar ao treinamento dos funcionários, à conformidade e às tarefas estratégicas. “Isso abre mais tempo para ouvir os funcionários e focar mais nos benefícios, que é o que retém os funcionários”, explicou ele.
Ao resumir os principais benefícios que a LECOM obteve com o UKG Ready, ele disse que, em primeiro lugar, está a quantidade de tempo economizada pelos usuários de interface devido à facilidade de uso da solução e o tempo economizado pela equipe de folha de pagamento, que não está gastando muito tempo corrigindo cartões de ponto e realizando outras tarefas tediosas. O número de ligações para o RH para solicitar saldos de folgas e outras informações também diminuiu drasticamente. E, por fim, ele observou o valor dos relatórios do usuário final que fornecem dados analíticos úteis sobre a força de trabalho e as tendências.
“Pegamos uma cultura que estava relutante em mudar e conseguimos que as pessoas mudassem”, disse ele sobre o uso do UKG Ready. “E agora eu não sei como poderíamos viver sem .”
