City Beach é um ícone na indústria da moda australiana e desempenha um papel no dia-a-dia da juventude e do estilo de vida cultural da Austrália. Desde a abertura de sua primeira loja em 1985 em Brisbane, Austrália, a empresa cresceu para 65 lojas, criou uma presença online e opera um grande centro de distribuição para enviar mercadorias para todo o país. Como um negócio em grande parte sazonal, City Beach tem uma força de trabalho flutuante.
Desafios
Trabalhar para City Beach é mais do que um trabalho. É um modo de vida. Os membros da equipe – e até mesmo a gerência – tendem a estar atualizados sobre as últimas tendências, e a maior parte da força de trabalho de City Beach é relativamente jovem. Para os clientes, as lojas são um lugar legal não apenas para comprar as últimas novidades de roupas de surf e rua, mas também para sair e fazer compras com os amigos. Oferecer uma experiência de compra excepcional exige que os membros da equipe sejam treinados nas políticas mais recentes da loja e concluam tarefas específicas de varejo dentro do prazo.
No entanto, quando a sede enviava e-mails às lojas sobre as tarefas a serem concluídas, a gerência não tinha ideia se e quando as tarefas haviam sido feitas, e as lojas às vezes tinham dificuldades com o volume de atribuições de tarefas. O City Beach tem usado a solução UKG Pro Workforce Management™, anteriormente conhecida como UKG Dimensions®, para gerenciar os horários, o desempenho e as folgas dos membros da equipe. Foi feita a adição do UKG Pro Task Management para gerenciar melhor a conclusão das tarefas das lojas de varejo cumpriu seu objetivo.
Soluções
A solução é dinâmica, permitindo que a City Beach configure o conteúdo do painel para repercutir entre os membros da equipe que trabalham em uma loja, no centro de distribuição ou na sede. A estratégia de gerenciamento e implementação de mudanças incluiu vídeos criativos e envolventes sobre como usar a nova plataforma. A plataforma de aprendizagem é usada para integração, treinamento baseado em funções e envio de treinamento para membros individuais da equipe.
“A maior vitória que obtivemos com o UKG Pro Task Management foi a centralização de todas as nossas informações e operações, de modo que é uma plataforma única para suporte com gerenciamento de tarefas e comunicação”, disse Elle Stephan, Analista de Operações da City Beach.
O UKG Pro Task Management envia comunicações e atribuições de tarefas para membros individuais da equipe, que as visualizam em seus dispositivos móveis. A equipe da sede tem visibilidade por meio de um painel de controle para visualizar o status e a conformidade da tarefa. Os membros da equipe também têm uma linha aberta de comunicação com a sede.
"Se empurrarmos uma tarefa, é fantástico ver em um painel o quanto eles fizeram e manter o controle da conformidade. Também abre a comunicação das lojas de volta à sede da empresa," disse Ben Nau, Chefe de Varejo na City Beach
“Se a sede achar que uma tarefa levará apenas 30 minutos para ser concluída, mas receber a resposta de que leva três horas e agrega pouco valor comercial, ela poderá receber o feedback rapidamente e fazer ajustes”, acrescentou.
Os modelos de mensagens na solução permitem uma comunicação clara, consistente e eficiente. As mensagens são enviadas para membros individuais da equipe, e não para um endereço de e-mail genérico da loja. Isso foi especialmente benéfico durante o auge da pandemia, quando a City Beach soube que um cliente com COVID-19 havia estado em uma loja. Os membros da equipe da loja foram notificados sobre o incidente por meio do aplicativo móvel da solução.
"Se empurrarmos uma tarefa, é fantástico ver em um painel o quanto eles fizeram e manter o controle da conformidade. Também abre a comunicação das lojas de volta à sede da empresa."
Ben Nau
Chefe de Varejo
Resultados
"Enviar tarefas para as lojas e fazer com que elas registrem o tempo para essas tarefas nos permite ter melhores previsões e previsões sobre quanto tempo e esforço as tarefas levarão", disse Stephan. "Essa funcionalidade é incrível."
A visibilidade do tempo de conclusão da tarefa ajuda a sede da empresa a prever melhor as necessidades de agendamento da equipe para alinhar a equipe com o tráfego de pedestres e vendas esperados na loja e ajustar o número de solicitações de tarefas enviadas às lojas. A funcionalidade de controle no Gerenciamento de Tarefas ajuda a equipe de varejo sênior a rastrear e ajustar os números de solicitação de tarefas por loja.
O UKG Pro Task Management também oferece aos gerentes da City Beach visibilidade da taxa de conclusão das diretivas de tarefas. Com essa visibilidade, a empresa pode validar a conclusão da tarefa e identificar, monitorar e resolver problemas rapidamente. O material de treinamento pode ser enviado ou fornecido a membros individuais da equipe, conforme necessário.
Os gerentes de loja têm informações de conclusão de tarefas e outros relatórios de painel disponíveis na ponta dos dedos, dando-lhes mais tempo para orientar os membros de sua equipe. Os gerentes podem dar iPads da loja aos membros da equipe para fazer login no aplicativo móvel Gerenciamento de Tarefas para aprendizado adicional enquanto trabalham.
Os membros da equipe da sede também estão envolvidos com a plataforma, tendo visto a eficiência obtida com o envio de tarefas para as lojas e a visibilidade do status de conclusão da tarefa.
O envolvimento dos funcionários em todos os níveis é uma prioridade para City Beach, e o UKG Pro Task Management forneceu o sistema de comunicação e gerenciamento de tarefas de última geração de que a empresa precisava.
